Privacybeleid
Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting Het Zwolse Watersportcentrum (hierna: ZWC) verwerkt van haar huurders, ligplaatshouders, kandidaat-ligplaatshouders, donateurs en vrijwilligers. De ligplaatshouders, kandidaat-ligplaatshouders, donateurs zijn alle tevens lid van het Koninklijk Nederlands Watersportverbond (hierna: Watersportverbond).
Indien je huurder/ligplaatshouder bent of wordt van ZWC, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan ZWC verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.
ZWC verwerkt alle gegevens in een register dat onderdeel uitmaakt van haar administratie. Dit register is opgeslagen bij verwerker Dispi BV (‘s-Hertogenbosch) op een beveiligde server (in the cloud); dat wil zeggen dat de gegevens niet op locale PC’s van medewerkers worden bewaard.
Je kunt als huidige ligplaatshouder de huurovereenkomst opzeggen als je het er niet mee eens bent, met een beroep op artikel 13.3 van het vigerende Havenreglement (belangrijke wijzigingen van rechten en plichten door ZWC). Wij adviseren je om het Privacybeleid goed door te lezen en de meest actuele versie ervan te raadplegen op www.watersportzwolle.nl.
Wie is verantwoordelijk?
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Stichting Het Zwolse Watersportcentrum, Holtenbroekerdijk 41-2, 8031 ER Zwolle; Kamer van Koophandel, Zwolle nr. 1022445
Welke gegevens verwerkt ZWC en voor welk doel?
(a) In het kader van jouw ligplaatshoudersschap worden — indien van toepassing — de volgende persoonsgegevens verwerkt; de vet aangegeven gegevens ben je verplicht op te geven: Registratienummers
• Naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsel)
• Adres en/of Postadres (straat, huisnummer, toevoeging, postcode,
plaats, land)
• Geslacht
• IDbewijs (type en nummer)
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Overlijdensdatum
• Telefoon (privé, mobiel)
• E-mailadres
• Beroep en/of hobby
• Vrijwilligersgroepen
• Bootnaam
• Soort boot
• Afmetingen boot
• Sleutelnummer toegangshek
• Aanmelddatum
• Startdatum
• Einddatum
• Bankrekeningnummer
• Aantekeningen
(b) ZWC verwerkt de in sub (a) genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• De cursief en vet cursief aangegeven gegevens worden gebruikt voor de registratie van de ligplaatshouder als lid van het Watersportverbond.
• De registratienummers (administratienummer, lidmaatschapsnummer Watersportverbond) worden gebruikt voor ordening van de administratie; het lidmaatschapsnummer is ook je sleutel om toegang te krijgen tot faciliteiten van het Watersportverbond.
• Je geslacht, ID-gegevens, geboortedatum worden gebruikt voor de identificatie bij het tekenen van de huurovereenkomst en mogelijke latere verificatie daarvan; we bewaren geen kopie van je ID-document.
• Je naam, adres/postadres, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, soort boot en bankrekeningnummer worden gebruikt voor het verzenden van uitnodigingen, mailings, nieuwsbrieven (ook van het Watersportverbond), havenkrant, facturen, in noodgevallen (hoogwateralarm) en bij andere vormen van communicatie tussen bestuur, ligplaatshouders en vrijwilligers. Je overlijdensdatum wordt ingevuld om te vermijden dat er ongewenste berichten worden verstuurd.
• Gegevens over je deskundigheid in beroep en/of hobby gebruiken we — uitsluitend met jouw toestemming — bij het verdelen van werkzaamheden bij de verplichte havenuren.
• In vrijwilligersgroepen leggen we je deelname vast aan bestuur, werkgroepen e.d.
• Je bootnaam, afmetingen, bijbootgegevens worden gebruikt bij planning en/of facturering.
• Je sleutelnummer wordt gebruikt voor het toegangssysteem van de haven (activeren en deactiveren).
• Aantekeningen worden gebruikt om de reden van het vertrek en afwijking van de bewaartermijn te vermelden.
(c) Het Waterportverbond en ZWC kunnen de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot jou als individu te herleiden.
Wie hebben er toegang tot je persoonsgegevens?
Alleen bestuursleden en door het bestuur aangewezen functionarissen hebben toegang tot de voor hun werkzaamheden noodzakelijke gegevens. Het Watersportverbond heeft uitsluitend toegang tot zijn eigen gegevens.
Administratieve gegevens worden gedeeld met de accountant van ZWC.
Bewaartermijnen
(a) ZWC verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je huurovereenkomst en tot maximaal zeven jaar na afloop daarvan (de wettelijk fiscale termijn). Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal ZWC de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren. In ieder geval zullen uitsluitend de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
(b) ZWC vraagt je bij het beëindigen van de huurovereenkomst toestemming om je persoonsgegevens langer te mogen bewaren in verband met de organisatie van mogelijke reünies.
(c) ZWC bewaart je persoonsgegevens langer als de huurovereenkomst eenzijdig door ZWC is opgezegd met een beroep op artikel 16 van het vigerende Havenreglement (ernstige overtreding van het Havenreglement of diefstal). ZWC legt in dat geval de rechtvaardiging daarvan in een of meer aantekeningen bij de persoonsgegevens vast; je kunt inzage vragen van die aantekeningen.
Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
(a) Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft ZWC passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden je persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
(b) Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt ZWC gebruik van diensten van derden, zogenaamde bewerkers. Deze bewerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ZWC. Met de bewerkers heeft ZWC een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de bewerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit Privacybeleid na te leven. Op dit moment gaat het om Dispi BV (‘s-Hertogenbosch) voor administratie en ledenbeheer, Digiworks BV (Heino) voor de website en Editoo BV (Arnhem) voor de productie en verspreiding van de Havenkrant.
Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
(a) Via de secretaris van ZWC (secretaris@watersportzwolle.nl) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. ZWC zal je verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en je, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien ZWC je verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten.
(c) Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens of een deel daarvan, kan je eveneens contact opnemen met het secretariaat secretaris@watersportzwolle.nl). ZWC zal het bezwaar onverwijld — in ieder geval binnen een maand — in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal ZWC je hiervan op de hoogte brengen.
(d) Indien je klachten hebt over de wijze waarop ZWC je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met het secretariaat (per post of via secretaris@watersportzwolle.nl). Indien dit niet leidt tot een oplossing kan je natuurlijk altijd gebruik maken van je recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
(e) Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan ons secretariaat (secretaris@watersportzwolle.nl).
Wijzigingen
Voortschrijdend inzicht kan leiden tot wijziging van dit Privacybeleid. De wijzigingen worden via website (www.watersportzwolle.nl) en de Havenkrant bekend gemaakt. Kijk voor de laatste versie op www.watersportzwolle/privacybeleid.